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Comment créer une flotte d'entreprise ?

À la vitesse où se développent les zones urbaines, la question de comment créer sa flotte d'entreprise devient de plus en plus préoccupante. Les habitudes de déplacement sont elles aussi remodelées. En ce sens, l'efficacité de la gestion d'une flotte professionnelle peut être considérée comme un facteur décisif pour la croissance et la préservation d'une entreprise sur le marché hautement concurrentiel dans lequel nous opérons chaque jour.

Que vous ayez lancé votre entreprise récemment ou il y a quelques années, pourquoi pas même à en ouvrir une nouvelle, ce sujet vous concerne. Peut-être songez-vous à acheter une flotte de véhicules pour équiper vos collaborateurs ?

Peu importe que vos déplacements soient de promixité ou excentrés, en tant que gérant, il y a des étapes à suivre et à préparer avant de créer votre propre flotte. Nous vous donnons toutes les pistes ci-dessous.

Qu'est-ce qu'une flotte d'entreprise ?

On peut définir une flotte d'entreprise comme l'ensemble des engins dont dispose une société pour fournir un service spécifique, comme le transport de personnes ou de marchandises, la gestion logistique ou les activités commerciales. La viabilité de l'entreprise dépend en grande partie du bon fonctionnement de son parc automobile. Cela oblige donc à devoir procéder à une gestion correcte de la flotte tout au long de son cycle de vie.

La gestion d'une flotte de véhicules, si celle-ci est bien supervisée, permet à une société de fournir son service de manière efficace. Cela concerne non seulement les véhicules, mais aussi tout le personnel chargé de conduire les engins.

Aujourd'hui chez Trivia, nous nous occupons de la bonne gestion du parc des entreprises publics ou privées ainsi que de la gestion de flotte automobile douce.

Qu'est-ce que la gestion de flotte ?

La gestion de flotte concerne la gestion et l'optimisation de tous les véhicules qu'une société utilise pour transporter des marchandises, des passagers, des employés et fournir différents types de services. Trouver le moyen idéal pour gérer votre flotte de véhicules peut vous faire gagner du temps et de l'argent.

C'est un avantage tant pour les petites que pour les grandes structures. Le défi consiste à trouver les bons outils et solutions pour chaque situation, sans provoquer d'interruptions opérationnelles excessives dans le flux de la société.

Quels sont les types de parcs qui existent ?

Un parc est composé d'une série de véhicules, manuels ou à moteur, thermiques ou électriques, détenus ou loués par une entreprise. Diverses formes d'organisations peuvent utiliser ces engins pour les mettre à la disposition des employés tels que les commerciaux ou les managers. Le plus courant est de les utiliser pour la livraison de marchandises et les travaux logistiques.

Généralement, elles sont distinguées en 5 catégories :

  1. Voitures de fonction,
  2. Voitures de service,
  3. Véhicules utilitaires
  4. Deux-roues.
  5. Camions.

L'un des points de départ de la création d'une flotte de véhicules est de décider quels sont les engins les plus en adéquation par rapport à l'activité, leur quantité nécessaire et s'il est plus avantageux d'acheter les engins ou d'externaliser la flotte via un prestataire exerne qui s'occupera de la mise en place, de la gestion et de l'entretien de votre flotte de mobilité.

Flotte mobilité Trivia

Les types de véhicules choisis doivent répondre aux exigences et aux particularités requises par le segment dans lequel la structure opère. Par exemple, les entreprises situées en centre urbain et qui effectuent de petits déplacements peuvent opter pour une flotte de véhicule de mobilité douce, tels que les trottinettes, vélos, ou encore les scooters électriques.

Pour les plus gros déplacements, des véhicules plus adaptés pourront être choisis, sans oublier la possibilité d'effectuer les derniers kilomètres avec un autre véhicule tel que le tramway, le bus ou la trottinette. On appelle ça l'intermodalité.

D'autres organisations ont besoin de flottes de véhicules utilitaires, car elles rendent visite aux clients, transportent de petites marchandises, permettent les déplacements aux équipes de vente et de service et effectuent une variété de tâches au quotidien avec les véhicules. C'est le cas des compagnies de téléphone et d'internet, de l'industrie pharmaceutique et des compagnies d'électricité, ou encore de certaines professions libérales, entre autres.

Former ses collaborateurs à la flotte

Le processus de gestion d'une flotte auto comprend bien plus que la planification des déplacements ou la capacité de prise en charge de l'entretien des véhicules. Il est aussi nécessaire de faire attention aux collaborateurs qui les utilise et de vérifier si les activités qu'ils effectuent sont conformes aux normes de sécurité et d'efficacité de l'entreprise.

Il faut sans cesse trouver des stratégies et anticiper la préparation pour que l'opération soit de plus en plus efficace. Dans ce cas de figure, il est essentiel d'observer le comportement du conducteur, car cela influence directement l'économie et la sécurité des opérations.

L'état et les conditions émotionnelles des collaborateurs qui vont utiliser les engins de mobilité sont des causes humaines pouvant affecter négativement leur capacité à traiter les informations pertinentes pour conduire de manière appropriée. À titre d'exemple, d'après une étude menée par Justifit, il faut rappeler que les principales causes des accidents de la circulation sont liées à l'état physique, mental et émotionnel et aux conditions d'expérience et de familiarité des conducteurs.

Comment choisir sa flotte d'entreprise ?

Dans un premier temps, il est nécessaire d'analyser vos besoins de mobilité actuels, et surtout ceux de votre équipe. Commencez par mener une étude de marché (nous vous aidons à analyser vos besoins) pour identifier quel type de flotte est le plus rentable pour vous dans votre domaine d'activité. N'hésitez pas à questionner vos collaborateurs sur leurs habitudes de déplacements.

Ensuite, vous devrez définir si vous vous concentrez sur des petites, moyennes ou grandes flottes :

  • Transport de petites ou lourdes marchandises (camionnettes, fourgons, camions)
  • Transport ponctuel de personnel, cadre ou entreprise (voitures, scooters, vélos ou électriques)
  • Transport de voyageurs (transports en communs)

Dans l'étude de marché, vous devez également décider si vous souhaitez opter pour une location de flotte, un achat ou un leasing. Nous les détaillons justement un peu plus bas. Si vous optez pour l'une de ces options, il sera alors pertinent de conclure des alliances stratégiques avec d'autres entreprises du secteur afin de réduire les coûts et de vous décharger de la gestion totale de la flotte automobile.

Comment gérer sa flotte d'entreprise ?

Pour optimiser au mieux la gestion de la flotte automobile de votre société, il faut prendre en compte tous les frais inhérents à celle-ci et les noter de manière mensuelle, dans un fichier Excel facilement accessible pour rassembler les données au même endroit.

N'oubliez pas de prêter plus d'attention aux deux postes les plus élevés du coût de l'opération : la consommation de carburant et l'entretien / réparation du véhicule.

L'une des solutions les plus efficaces pour la bonne administration et l'optimisation de ces dépenses est de disposer d'un système de gestion de flotte numérique. Cela vous fera gagner du temps et de l'argent. Nous avons développé Trivia Sharing dans ce but.

Trivia Sharing permet de suivre et d'analyser en temps réel l'intégralité des données générées par le parc d'engins de mobilité rattaché. De plus en plus d'entreprises à travers le monde ont l'usage de ce type de logiciel pour leurs entreprises de services de transport. En effet, la technologie leur donne des outils clés de contrôle, de productivité et de conseil pour réduire les coûts, réaliser des bénéfices plus élevés, mais aussi optimiser la démarche de mobilité durable.

Trivia Sharing

Assurer et contrôler votre flotte mobilité

Il est primordial d'avoir un contrôle complet sur les véhicules de l'entreprise empruntés par vos collaborateurs. Ce contrôle peut s'opérer automatiquement dans la plupart des logiciels de gestion de flotte auto. Ils permettent de centraliser tous les facteurs et informations qui y sont liés, tels que la couverture d'assurance, les équipements, l'entretien, les économies réalisées (carburant et C02), ou encore le nombre de kilomètres au compteur de chaque véhicule. Il est aussi possible d'avoir une vue globale de l'emplacement de chaque véhicule.

Certains prestataires mobilité peuvent faire remonter ces données installant un GPS dans les véhicules. Rassurez-vous, cette méthode est totalement en règle avec la RGPD et ne fait remonter que des informations anonymisées. De là, vous pouvez savoir exactement où se trouvent vos véhicules par rapport à l'itinéraire de destination et s'ils sont en accord avec l'heure d'arrivée estimée, par exemple.

Pourquoi avoir une flotte professionnelle ?

Gérer la flotte de véhicules de l'entreprise demande rigeur et régularité. Cela inclut des facteurs tels que :

  • La prise en compte des dépenses carburants,
  • Les mises à jour, entretiens et réparations des engins,
  • La longévité des véhicules et des équipements,
  • La sécurité et la conformité.

Tous ces facteurs de contrôle ont le potentiel de faire vous faire gagner du temps et de l'argent s'ils sont intelligemment gérés. Dans ce cas, rechercher le meilleur type de gestion en interne est essentiel pour analyser les données et ainsi obtenir les meilleurs résultats.

Bien que les besoins et les moyens de contrôler la gestion de votre flotte d'entreprise ne soient pas les mêmes en fonction de la taille de votre structure, ils présentent tous des avantages évidents. Voici les 3 principaux :

1. Répondre à des besoins spécifiques

Investir dans une flotte auto peut être une option intéressante pour les organisations qui ont besoin de fournir un moyen de transport pour des missions spécifiques. Cela peut être un camion de service, une fourgonnette, un véhicule de livraison ou un véhicule privé, voire un vélo ou une trottinette électrique.

Ces véhicules peuvent être utilisés pour des trajets intersites, des déplacements professionnels, pour la pause déjeuner ou encore pour se rendre au travail. N'hésitez pas à étudier les besoins de vos collaborateurs pour fixer ces besoins.

2. Superviser la flotte automobile

Grâce aux données de contrôle, il est possible d'avoir une visibilité complète de tous les véhicule de l'entreprise. Cela signifie qu'il est également plus facile de gérer tous les facteurs et informations qui sont remontées, tels que les frais, les données d'utilisation, l'assurance ou l'entretien.

3. Gagner en visibilité

D'autres avantages sont à noter, comme la possibilité de floquer votre flotte à l'image de votre entreprise afin de promouvoir votre marque lors des déplacements de vos engins. Cela peut être fait en affichant le nom et le logo de votre entreprise sur vos véhicules de service. Cette action augmente la reconnaissance de la marque lorsque la flotte se déplace en journée.

Ainsi, savoir maîtriser la gestion de votre parc automobile influence directement la façon dont les gens perçoivent votre société. Attention car c'est aussi à double tranchant, si vous n'y accordez pas le soin nécessaire, vous pourriez véhiculer l'idée d'une mauvaise gestion par exemple.

Comment optimiser sa flotte d'engins de mobilité ?

Entretenir quotidiennement son parc

Lors de la gestion de votre flotte automobile, rappelez-vous que vos véhicules nécessitent un entretien constant. Votre application de gestion peut être en mesure de vous le rappeler. Envisagez d'avoir des politiques de sécurité spécifiques conçues pour chaque véhicule, qu'il soit électrique ou thermique, pour protéger vos collaborateurs et l'entreprise contre les dommages ou les accidents.

L'élaboration d'un programme complet d'évaluation et d'entretien préventif pour chaque véhicule de l'entreprise vous aidera à gérer les risques liés aux opérations. En plus de garantir la sécurité et de réduire les dépenses inutiles, il responsabilise son utilisateur.

De plus, n'oubliez pas de mettre à jour et de documenter régulièrement ces directives. Votre programme d'entretien de flotte est une action préventive et doit être suivie même si des actions d'urgence surviennent. L'entretien se révèlera donc essentiel pour que vous n'ayez pas de dépenses plus élevées que prévu.

Si vous avez déchargé la gestion de la flotte automobile à un prestataire externe, il devrait s'en occuper pour vous. Si vous avez souscrit un contrat chez Trivia, l'entretien est compris. Nos experts mobilités viennent effectuer des contrôles préventifs de vos engins de mobilité doux dans vos locaux.

Flotte de mobilité

Quelles solutions de financement pour constituer une flotte ?

De nombreuses solutions existent pour vous constituer une flotte professionnelle. Et l'une des principales difficultés rencontrées par les sociétés est de choisir la bonne méthode de financement.

On dénombre 3 possibilités : l’achat comptant, l’achat à crédit et le leasing.

Si vous optez pour l'achat comptant, vous serez le possesseur de votre flotte auto. Vos engins seront donc inscrits dans vos biens d'immobilisations sociétaux. En optant pour cette solution, vous pourrez ainsi amortir une partie de l'investissement via les impôts et n'aurez pas de crédits sur le dos. Si vous n'utilisez plus le véhicule, vous serez également livre de le revendre. En revanche, cette option vous forcera à immobilité une grosse partie de votre trésorerie, sans compte la décote qui s'infligera à vos engins dans le temps.

Vous pouvez ensuite opter pour l'achat de votre parc à crédit. De la même manière que pour l'option précédent, les véhicules de l'entreprise lui appartiendront. En optant pour ce choix, vous limiterez une trop grosse immobilisation de votre trésorerie. Toutefois, vous devrez anticiper les potentiels intérêts inhérents au crédit ainsi que les frais supplémentaires causés par l'entretien général.

Pour terminer, il reste le choix du leasing. Cette solution possède des avantages et des inconvénients. Il faut être vigilant sur le type de contrat choisi. En fonction, il se peut que vous ayez des frais supplémentaires concernant l'entretien, l'assurance et le dépannage de votre parc, non compris dans le contrat. Ce choix reste toutefois intéressant si vous avez l'habitude de changer régulièrement vos véhicules pour des plus récents. En effet, il est possible de restituer facilement une flotte si elle ne convient pas grâce à ce système d'acquisition.

Demandez un diagnostic gratuit

Vous l'aurez compris, mettre en place et gérer une flotte auto demande de la préparation et une étude minutieuse de vos besoins initiaux. Les coûts des réparations, la consommation d'essence et les dépenses surprises deviennent un problème quotidien qui génère des dépenses supplémentaires qui impactent les finances de la société de transport.

Une gestion optimale vous évitera de rencontrer trop d'aléas et vous permettra d'anticiper vos dépenses. C'est pourquoi il est essentiel que vous disposiez en tout temps d'une réserve de trésorerie et d'un contrôle rigoureux du budget, pendant que votre entreprise continue de croître.

Maintenant que vous savez comment gérer votre flotte de véhicules, il est temps d'opter pour une solution complète clef en main. Si vous avez besoin d'un service digne de confiance, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous renseigner sur nos flottes d'entreprises de mobilité douce professionnelles !

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