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Comment gérer une flotte de véhicules ?

Gérer une flotte de véhicules est plus compliqué qu'il n'y parait. En effet, il ne suffit pas de mettre en place une flotte de 30 véhicules en libre service pour qu'elle tourne et s'optimise toute seule. Pour résumer, la gestion de flotte fait référence à toutes les actions qui permettent d'assurer le bon fonctionnement d'une flotte de véhicule, dans les délais et dans les limites du budget prévu par l'entreprise. Il s'agit des processus utilisés par les gestionnaires de flotte pour surveiller les activités du parc et prendre des décisions concernant la gestion appropriée des actifs, la répartition et l'acheminement, l'entretien et la sécurité, ainsi que l'acquisition et le recyclage des véhicules.

En d'autres termes, la gestion de flotte permet de s'assurer qu'une flotte respecte les exigences de conformité, améliore en permanence l'efficacité des équipes tout en réduisant les coûts. Découvrons plus en détail ce qu'implique de gérer une flotte de véhicules ci-dessous.

Qu'est-ce que la gestion de flotte ?

Toute organisation ayant la nécessisté de se déplacer pour fonctionner s'engage dans une forme d'exploitation et de gestion de flotte.

Le but de réfléchir à une solution de gestion de flotte est de superviser toutes les performances et l'entretien de la flotte automobile afin d'augmenter la productivité et d'aider une entreprise à fonctionner de la manière la plus rentable qui soit.

Les gestionnaires de flotte automobile en général sont responsables des opérations du parc et peuvent être chargés de responsabilités telles que l'entretien des véhicules, la surveillance de la consommation de carburant et des coûts de carburant, la gestion des conducteurs, l'utilisation des actifs, la planification des itinéraires et la mise en œuvre de tout programme qui augmente la productivité de l'entreprise et réduit les cas de gaspillage. Si jamais vous vous posez des questions sur sa création, nous avons crée un article sur comment créer une flotte d'entreprise.

De manière générale, les solutions de gestion de flotte automobile utilisent souvent la télématique des véhicules ou des logiciels de gestion de flotte, comme Trivia Sharing pour augmenter l'efficacité des engins et aider à réduire les coûts d'exploitation.

La gestion du parc des flottes publiques (Lime, Voi, Dott etc.) que les agglomérations ont déployé dans certaines villes de France utilisent ces données télématiques pour analyser les véhicules de la flotte, leur emplacement, la prestation et la couverture des services. Cela leur permet aussi d'analyser le comportement des conducteurs, la sécurité de la communauté, les itinéraires empruntés, les unités de répartition, les diagnostics et la maintenance préventive afin de pouvoir optimiser leur service pour leurs communautés et ainsi répondre aux besoins des citoyens.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte permet d'aider les entreprises à obtenir une visibilité en temps réel sur leurs opérations tout en augmentant la satisfaction des conducteurs et en réduisant la consommation de carburant grâce à des analyses prédictives et des rapports précis. Cet outil de gestion de flotte est indispensable, car il permet d'anticiper les entretiens, de consigner les analyses, d'optimiser les déplacements tout en centralisant un maximum d'information sur la solution de mobilité déployée.

Comment se fait la gestion d'un parc automobile ?

1. Choisir quel type de véhicule acquérir

Afin de gérer efficacement une flotte, l'entreprise doit prévoir le nombre et le type de véhicules dont une flotte aura besoin pour fonctionner efficacement. Il peut sembler simple d'acheter de nouveaux véhicules lorsque le besoin s'en fait sentir, mais comprendre et prévoir correctement l'utilisation des véhicules de la flotte se révèlera impératif pour déterminer correctement une stratégie d'achat.

L'éligibilité des employés à une catégorie de véhicule, le cycle de vie du véhicule et même la synchronisation du marché sont tous des facteurs importants qui contribuent à une stratégie d'acquisition de véhicule solide. Tout cela passe par un audit mobilité en interne afin de comprendre les besoins des collaborateurs. Ensuite, il s'agira de définir le périmètre d'utilisation de ces engins (trajets domicile-travail, professionnels, intersites etc.).

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Objectifs mobilité douce

2. Superviser l'entretien de la flotte

Toute gestion du parc passe par les engins qu'elle contient. L'entretien de la flotte est le plus gros casse-tête à gérer, car il peut entraîner des coûts inattendus et aucune entreprise n'aime cela. Par conséquent, c'est le travail des gestionnaires de flotte de recevoir les rapports et suivre tous les problèmes qui nécessitent une attention particulière.

Mais il y a un autre moyen. Si vous passez par un prestataire de mobilité pour externaliser votre solution de gestion de flotte, alors l'entretien est certainement déjà compris. Chez Trivia, toutes nos solutions comprennent un entretien préventif de votre flotte de mobilité douce afin de vous éviter tout tracas. Nous nous déplaçons également de manière ponctuelle si un entretien curatif est nécessaire sur un véhicule. C'est donc moins de tracas pour l'entreprise, et plus de fun pour les collaborateurs !

3. Établir un suivi quotidien

C'est une chose d'avoir une flotte de 5 véhicules à gérer. C'en est une autre d'en avoir 100 à optimiser ! Pourtant, même une taille de flotte gérable nécessite une tenue de registres appropriée, ne serait-ce que pour se souvenir des entretiens effectués et du kilométrage. Un logiciel de gestion des transports vous permettra de centraliser toutes ces informations.

Pour assurer la sécurité des conducteurs, les gestionnaires de flotte doivent aussi pouvoir savoir exactement où se trouvent les véhicules individuels. Cela peut se faire grâce à la technologie GPS et d'autres systèmes de suivi GPS pour savoir où se trouvent leurs véhicules et accroître la visibilité sur les opérations de leur flotte et la sécurité des engins.

4. Assurer la sécurité des collaborateurs

Un défi majeur pour les sociétés ayant à gérer une flotte automobile ou une flotte douce est d'assurer la sécurité pour tous les utilisateurs des moyens de mobilité mis à disposition.

Dans un premier temps, cela passe par la formation des collaborateurs aux moyens de mobilité. Il est possible d'organiser des ateliers ludiques pour inculquer aux collaborateurs les bonnes pratiques d'utilisation. Ces ateliers peuvent être mis en place par l'entreprise ou par le prestataire de mobilité, ceci est inclu dans chacune de nos offre de mobilité douce.

Ensuite, il faut se pencher sur le type d'assurance souhaité pour chaque véhicule et utilisateur. Veillez à ce que chaque collaborateur soir couvert lors de l'utilisation de vos engins de mobilité afin de ne pas avoir de soucis lors d'un futur accident ou lors d'un vol. Chez Trivia, tous nos forfaits comprennent l'assurance contre le vol et les dommages corporels.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de flotte ?

Un gestionnaire de flotte automobile doit couvrir tout ce qui incombe la gestion et la maintenance de la flotte. Plus précisément, un gestionnaire de flotte est une personne qui suit chaque véhicule de la flotte, supervise les conducteurs et les itinéraires et rend compte à l'entreprise plus grande. En plus de cela, c'est le travail du gestionnaire de flotte de mettre en place des procédures et des pratiques pertinentes qui contribuent à réduire les coûts et à optimiser les ressources.

C'est un métier très plébiscité dans le secteur de la logistique, car il supervise alors tous les mouvements et activités des véhicules d'une flotte, en collaboration avec les gestionnaires des autres départements. Cela leur permet de s'assurer que les livraisons sont effectuées à temps, et que tous les collaborateurs soient en sécurité pendant leurs trajets.

Pourquoi créer une flotte de véhicules ?

La voiture est utilisée par plus de 5 millions de salariés en France, faisant d'elle le moyen de mobilité le plus plébiscité du pays. En dépit de ce constat, c'est aussi une source de pollution pour notre planète, mais aussi de stress et de fatigue pour la majorité des utilisateurs. À l'heure où les mentalités changent suite aux conditions climatiques qui se dégradent, de plus en plus de collaborateurs souhaiteraient que leur employeur intègre des modes de déplacements plus doux et alternatifs, comme le vélo à assistance électrique, la trottinette électrique ou encore les transports en communs permettant de favoriser l'intermodalité.

Pour accompagner ce changement, des aides sont mises à votre disposition. La plus connue est le forfait Mobilité Durable, qui vous permet de soutenir financièrement vos salariés vers des modes de transports plus doux. En la mettant en place, vous offrez à vos salariés la possibilité de se déplacer de manière écoresponsable (en optant pour une flotte de véhicules doux), mais aussi sécurisée (assurances utilisateurs) et innovante (engins et structures connectées 2.0). Tout ça pour un prix négocié.

N'hésitez pas à nous contacter pour la mise en place d'une flotte de mobilité douce au sein de votre établissement.

Pourquoi la gestion de flotte est-elle importante ?

Alors que les flottes de véhicules adoptent de plus en plus la technologie pour faire face à la concurrence dans les industries surpeuplées, les gestionnaires de flotte sont responsables de l'optimisation des opérations, de la coordination des systèmes, des technologies et des employés, sans oublier la sécurité et la conformité. L'entreprise doit analyser les trajets effectués par les collaborateurs, la demande et faire face à d'autres défis tels que l'entretien des véhicules, les fluctuations des prix du carburant et l'évolution des réglementations de l'industrie. Tout cela passe par un audit mobilité poussé pour établir les besoins. En d'autres termes, gérer les tâches quotidiennes d'une flotte ainsi que garder un œil sur la situation dans son ensemble est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et la rentabilité de l'entreprise.

Grâce aux solutions de gestion de flotte automobile qui existent sur le marché, il est maintenant possible d'avoir accès à des informations et des données qui pourront vous aider à améliorer les processus opérationnels de votre flotte. Vous obtenez plusieurs points de données qui vous permettent d'exploiter des mesures, telles que l'utilisation des véhicules, le comportement des conducteurs et les temps d'inactivité, vous donnant un aperçu de la productivité de votre flotte.

Gérer votre flotte efficacement vous permettra ainsi d'apporter des modifications pour améliorer les processus au fur et à mesure du déploiement de votre parc. À mesure que votre flotte devient plus efficace, elle devient également plus rentable, c'est là tout l'intérêt de porter une attention particulière à la gestion de la flotte en interne.

Et justement avec Trivia, vous pourrez suivre les statistiques de votre flotte professionnelle. Pour l'entreprise, il n'y a pas de gestionnaire de flotte ni de processus RH spécifique à mettre en place : Trivia Sharing est le référent de la mobilité douce pour tous les salariés et propose une gestion RH clé en main. Notre app mobile vous permettra également suivre la réduction de votre empreinte carbone et ainsi vous aidera à enrichir votre politique RSE.

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